Что такое тайминг и как овладеть искусством управления временем

Виртуозно управлять собственным временем и грамотно его распределять может далеко не каждый. Искусство тайминга применяется в разных сферах вроде маркетинга, тайм-менеджмента, торговли или компьютерной техники. Более того, тайминг предполагает грамотное управление досугом и отдыхом.

Что такое тайминг

Прежде всего, тайминг – это разумное распределение времени, способность его чувствовать и использовать для себя во благо.

Значение слова происходит от англ. «time» – время.

Личности, владеющие таймингом, живут с опережением. Они способны правильно строить планы, разрабатывать стратегии. Кроме того, они убеждены, что для всего в жизни предусмотрено свое время.

В тайм-менеджменте

По статистике, более 85% людей страдает от условной лени и нетерпения. Мы по натуре стремимся получить блага быстро, затратив при этом минимум энергии. Лишь 14% людей дружат с таймингом и легко добиваются намеченных целей. Оставшемуся 1% просто везет, а удача и благополучие само идет к ним в руки.

Тайм-менеджмент без тайминга не имеет смысла. Именно тайминг является важной ступенью, которую человеку нужно пройти, чтобы добиться успеха. Фактически, тайминг в тайм-менеджменте является планированием времени, указанием сроков выполнения, дат или часов.

Тайминг на работе

Тайминг рабочего времени можно сделать максимально эффективным. В этом помогут некоторые правила. Многие топ-менеджеры и руководство активно практикуют их, внедряя в коллективе. Что это за правила:

1. Наглядная информация – когда идеи представлены наглядно, то работать над ними проще.
2. Систематизация процессов – применение таблиц, всевозможных схем и графиков, прочих методов легкого восприятия информации.
3. Постановка четкой цели – простыми формулировками, без противоречий, чтобы каждый сотрудник четко понимал, что от него требуется.
4. Конкретные, измеримые результаты – эффективное управление возможно лишь при объективных фактах.
5. Заблаговременное планирование, немедленная реакция на изменения – составленный план на день или месяц, квартал, либо год должен иметь максимально простую, но гибкую структуру, чтобы в случае изменений они легко вписывались в план.
6. Концентрироваться нужно на важных задачах, расставляя приоритеты – уметь определять первостепенно важные вещи, отделяя их от тех, которые пока можно отложить.
7. Своевременность действий персонала – планирование не поможет, если сотрудники не ограничены четкими временными рамками.
8. Работать с удовольствием – если человек сутками пропадает на нелюбимой работе, то это еще не дает гарантии хорошего результата.
9. Контроль за происходящим – нужно делегировать задачи другим сотрудникам, но обязательно следить, как они их исполняют.

Тайминг на удаленной работе и во фрилансе

В силу современных реалий многие переходят на удаленный формат работы или уходят во фриланс. С удаленной работой понятно – работодатель заранее отводит сотруднику время на выполнение конкретных задач, которыми тот занимается дома. А вот с фрилансом гораздо сложнее соблюдать тайминг. Этому есть немало причин:

• домашние не воспринимают фрилансера, как работающего человека, потому постоянно его отвлекают;
• начальника нет, потому жить и работать, соблюдая тайминг, гораздо сложнее;
• фрилансеры склонны откладывать дела на вечер, а на протяжении дня испытывают внутреннее напряжение;
• составление задач и списков, различных графиков, вносить значения в программы – довольно скучное, монотонное и нудное занятие.

В случае с фрилансерами тайминг не менее важен, однако, при его составлении нужно учитывать обстоятельства:

• планировать день заранее, поскольку тайминг задает направление и помогает определить приоритеты;
• иметь запасной план тайминга, на случай срыва основного;
• организация официального рабочего места дома, удобного, эргономичного, чтобы ничего не отвлекало, особенно домашняя обстановка;
• научиться выделять приоритеты, отделяя срочное и важное от второстепенного.

Иногда рабочие дела могут сливаться с домашними, например, девушка может готовить ужин и одновременно консультировать клиента по телефону или слушать рекомендации заказчика и пр. В подобной ситуации можно использовать систему временных блоков, например, утром 4 часа отводится на работу, затем 2 часа на домашние дела, а вечером еще 4 часа на общение с руководством, корректировки и прочие рабочие моменты.

В других сферах

Тайминг часто используется в других сферах жизни. Например,

• в видеоиграх – обозначает время, в течение которого происходит какое-то действие;
• на бирже слово тайминг значит удачное время для приобретения акций и прочих ценных бумаг;
• среди айтишников тайминг обозначает задержку сигнала оперативной памяти (delay time tras);
• в боксе таймингом называют удобное время для серьезной атаки.

Если же говорить о работе, то успешный тайминг не предполагает скрупулезного следования плану, это больше умение вовремя распознать и продуктивно использовать благоприятный момент. К примеру, если долго ехать домой в метро, то можно ответить на несколько писем по дороге, не дожидаясь отведенного на это времени по графику.

14 лучших методик управления временем

Тайминг рабочего времени невозможно накидать за 10 минут. Результативно управлять собственным временем научат различные хитрости, практики и лайфхаки. Рассмотрим их подробнее.

План на день/неделю

Когда только начинаешь осваивать тайминг, рабочие задачи приходится записывать каждодневно. Кому-то удобней составлять список задач с вечера, кому-то – утром, перед работой. Но с развитием навыка таймирования можно будет составлять план сразу на неделю.

Главное, не расписывать дела поминутно, иначе можно загнать себя в стрессовое состояние. Нужно сначала прописать неотложные, наиважнейшие задачи. Особенное внимание надо уделить делам, привязанным к определенной дате или ограниченным дедлайном.

Остальные дела распределяют по оставшемуся таймингу. К примеру, планировать пару второстепенных задач на день, а если останется время, можно закрыть еще 1-2 мелких вопроса. Главное, не забивать график, поскольку вы не сможете выполнить все задуманное, а если сможете, то ресурсов надолго не хватит. Потому в тайминг обязательно должно входить время на домашние дела, отдых и личную жизнь.

Хронометраж и блоки времени

Гораздо проще разделить дела на отдельные блоки: работа, домашние дела, семья и пр. И уже на эти блоки отводить конкретное время. Например,

1. Отвели на блок работы 4 часа. Значит, все 4 часа нужно работать, ни на что, не отвлекаясь.
2. Потом запланированы 2 часа домашних дел. В это время можно сходить з продуктами, прибраться дома, постирать, приготовить обед и пр.
3. Блок семьи предполагает, что отведенное время будет потрачено на ребенка, которого нужно забрать из сада, на игру с ним или на вторую половинку.

Важно, чтобы эти блоки друг на друга не наслаивались. Если человек не успел что-то сделать, то нужно перенести эту задачу в соответствующий блок на следующий день.

Если нет желания использовать блоки, можно распределить день по-другому – работать в течение 2-3 часов, а потом 20-30 мин. отдыхать. Такой хронометраж тоже существенно облегчает жизнь и тренирует тайминг.

Соблюдать правило 2 минут

Бывают дела, которые можно выполнить за пару минут, а вот если они накопятся в большом количестве, то могут создать кучу проблем и головную боль. Если можно закрыть задачу сразу, то лучше сделать это, не откладывая. К примеру, помыть посуду после обеда, оплатить коммунальные услуги, ответить на электронное письмо и пр.

Совсем скоро это правило сформируется в привычку. Вы сами поймете, как мелкие дела нарушают тайминг и перегружают голову, и что от них лучше сразу избавляться.

Выполнять запланированные на завтра задачи

Некоторые деловые люди устраивают себе один свободный рабочий день в неделю, в течение которого в спокойном режиме занимаются рабочими задачами, без волнений, стресса и особой спешки.

Можно брать задачи из предстоящего дня, например, запланированное на пятницу, выполнить в четверг. Этот способ помогает избежать перегрузок и непрерывной занятости. Мотивирует, вдохновляет, разгружает психологически.

Определить продуктивное время

Люди делятся на сов и жаворонков. У первых максимальная продуктивность наступает ближе к вечеру, а у вторых – ранним утром. Количество жаворонков среди населения преобладает, но и сов, которым гораздо комфортнее работать по вечерам и ночью, тоже немало.

Нужно послушать организм и определить, в какое время суток наступает ваше продуктивное время. Многие тренеры по тайм-менеджменту рекомендуют вставать раньше и делать наиболее важные дела с утра, на свежую голову.

Однако, если вы –закоренелая сова, то лучше планировать важные задачи на ваше продуктивное время, а не тогда, когда советуют различные коучи.

Выделяйте время на отдых

Отдых крайне необходим каждому человеку, поскольку помогает поддерживать в норме общее и психологическое здоровье. Если была продуктивная и эффективная работа, то и отдохнуть нужно с не меньшей интенсивностью.

Даже если вы обожаете свою работу и готовы заниматься ей круглосуточно, все равно нужно выделять время на отдых. Долгая работа, не отдыхая, может привести к профессиональному выгоранию и даже депрессивными расстройствами. Отдых – это необходимость, что особенно важно понять трудоголикам.

Говорят, что смена деятельности – это тоже отдых. Но такое бывает не всегда. Иногда человек остро нуждается в пассивном отдыхе, например, поваляться на диване, погулять в парке или пообщаться с друзьями. На выходные не стоит планировать строгий тайминг, лучше провести время в свое удовольствие.

Отводим запас времени

Форс-мажоры случаются в жизни каждого человека, потому важно заранее позаботиться о запасе времени и не распределять день строго по минутам. Если не выходит сделать это в течение дня, то нужно на вечер запланировать полчаса-час на доделывание задачи в спокойном состоянии, без лишних нервов и спешки.

Днем вы будете ощущать себя более уверенно, зная о запасе времени, отведенном на вечер. В это время можно перепроверить отчет, разослать письма, доделать незавершенное и пр.

Матрица Эйзенхауэра и приоритеты

В тайм-менеджменте часто применяется полезный инструмент – Матрица Эйзенхауэра. Ее суть в том, чтобы научиться отделять и различать важно от не важного и срочное от несрочного. Кроме того, она учит не тратить время впустую и не расходовать его на безрезультативные дела.

Методика сводится к следующему:

1. Нужно нарисовать квадрат и разделить его на 4 равных квадрата.
2. Каждому из четырех квадратов нужно дать название: срочное и важное; важное, но не срочное; срочное, но не важное; не срочное и не важное.
3. Предстоящие по плану дела нужно записывать в соответствующие квадраты. Выполнять их нужно по степени важности, начиная со срочных и важных.
4. Срочные, но не важные дела нужно оптимизировать, может, делегировать кому-то. Если в тайминге есть временной резерв, то такие дела туда отлично впишутся.
5. Важные и не срочные дела – это стратегические задачи. Если не включать их в тайминг, то вы их никогда не выполните.
6. А вот не срочные и не важные дела нужно проанализировать. Как правило, многие из них становятся ненужными, теряя актуальность.

Ограничение задач/дедлайн

Если дело постоянно висит, откладываясь на потом, то мозг отказывается воспринимать его, как важное. Для повышения значимости, нужно поставить дедлайн. К примеру, текст должен быть готов к 15:00 25 марта.

Подобные дедлайны разгружают человека и эффективно дисциплинируют. В результате человек завершает работу к назначенному сроку, и больше о ней не вспоминают. Потому отсутствует ощущение бесконечного потока наваливающихся дел и задач.

Выделение конкретного отрезка времени на определенную задачу тоже мобилизует и настраивает на продуктивную работу. К примеру, на написание статьи выделить 3 часа.

Тайминг—трудные задачи оставлять на утро

Эксперты в тайм-менеджменте рекомендуют выполнять наиболее сложные и неприятные задачи в утреннее время, тогда человек будет более свободен. Безусловно, для этого потребуется развитая дисциплина и сила воли.

Более того, с утра у нас гораздо больше энергии и выше работоспособность. К вечеру силы заметно слабеют, потому и работа дается гораздо тяжелее, особенно неприятная и монотонная. К примеру, на составление доклада утром уйдет всего 2 часа, а вечером – уже 4, да еще и с переживаниями в течение дня.

Правила тайминга — несколько важных задач на день

Рабочие дни недели нужно распланировать с одинаковой нагрузкой. Иными словами, не нужно на понедельник ставить только легкие дела, а на четверг исключительно сложные задачи.

Тайминг нужно составлять гармонично, чтобы не чувствовать усталости и не жить в цейтноте. Для этого на день нужно планировать не более 2-3 важных дел.

Тайминг не требует поминутно расписывать день

Многие коучи по тайм-менеджменту рекомендуют расписывать предстоящий день поминутно. Однако, исследования показывают, что подобный подход не продуктивен. Просто какие-то задачи обязательно сдвинутся по времени, а часть и вовсе останется невыполненной. В результате человек чувствует себя виноватым, неорганизованным, загоняя себя в стрессовое состояние.

Просто нужно усвоить, что поминутное расписание – нерабочий прием. Жизнь невозможна по расписанию, она постоянно вносит какие-то коррективы. Если планировать все поминутно, то уложиться в намеченный план никогда не получится.

Поработаю 10 минут

Для многих людей очень сложно дается начало работы – им трудно сесть за какое-то занятие. Но достаточно только начать, как человек понимает, что все не так ужасно и работа идет, как по маслу.

Если совсем не хочется садиться, нужно себя заставить, призвать всю силу воли и проявить небольшую хитрость, пообещав, что поработаете всего 10 минут. Как правило, большинству хватает этого времени, чтобы войти в рабочий ритм и с удовольствием включиться в дело.

Если 10-15 минут работы настроя и желания не появилось, то нужно проанализировать собственное состояние. Возможно, человек не выспался или ему нездоровится. Может, лучше делегировать какие-то дела другим или отложить их до завтра.

Концентрируемся на процессе — соблюдаем тайминг

Цените собственное время и используйте его с максимальной продуктивностью. Как использовать свое время – личное дело каждого, а окружающие не должны постоянно направлять или поторапливать его.

К примеру, вы делегировали одну из задач помощнику и у вас выдалось свободное время. Освободившееся время нужно использовать с максимальной пользой, а не делать вид, что вы жутко заняты, пролистывая соцсети.

Особенно этот совет пригодится мамам в декрете. Если кто-то вызвался помочь с ребенком, а у вас накопилось много дел, то это время нужно распланировать по минутам и не отвлекаться, чтобы успеть все запланированное.

Тайминг предполагает грамотное распределение ресурсов психики в логичном и экономном ключе. Если человек пришел домой, уставший от работы, и вечером снова занялся подобной работой (программист сел за компьютерную игру, либо психолог общается с компанией друзей после многочисленных консультаций), происходит энергетический перерасход. В результате создается ощущение, что времени не хватает. Но на деле времени остается столько же, просто у человека исчерпаны силы, потому и возникает ощущение столь сильной усталости.

Тайминг — полезные приложения и книги для управления временем

Чтобы все успевать и в совершенстве овладеть таймингом, рекомендуется использовать в работе полезные ресурсы или приложения:

1. Todoist – удобное приложение, можно разделить крупную задачу на более мелкие проекты и подзадачи. Функционал позволяет прикреплять файлы к делам, вести совместные дела с коллегами. А трекер продуктивности дает дополнительную мотивацию.
2. Microsoft To-Do – удобный планировщик с цветовыми схемами, помогающими эффективно расходовать время.
3. GTasks – если вы предпочитаете минимализм, то это приложение для вас. Можно назначать дела, время, дополнительные задачи и делиться ими с другими.
4. do – к каждой задаче можно добавить теги, запоминания или описания. Поможет не забыть о делах и дает дополнительную мотивацию на работу.
5. «Мои дела» планировщик – позволяет создавать задачи на каждый день, общие списки дел на конкретный промежуток времени. А встроенный календарь поможет запланировать задачи наперед.
6. Google Календарь – функционал приложения позволяет записывать в календарь задачи и цели, которые в дальнейшем будут синхронизироваться с остальными приложениями. Можно подобрать удобное время автоматически. Пользователь вводит цель, а программа потом подбирает варианты свободного времени.
7. Evernote – удобная программа для заметок, позволяющая создавать собственные базы и вести их.

Научит управлять временем и полезная литература вроде:

• книги Дэвида Аллена «Как привести дела в порядок» – помогает навести в голове порядок, а заодно и упорядочить дела;
• Франческо Чирилло «Метод Помидора…» – книга рассказывает о способах борьбы с прокрастинацией и научит все успевать;
• Майкл Уилсон «Самодисциплина. Развитие личности» – книга учит искать равновесие между рабочими и личными делами, составлять список задач, меняющих жизнь к лучшему.

Время относится к важнейшим человеческим ресурсам. Чтобы управлять временем и не жалеть, что оно упущено, начинать учиться искусству тайминга нужно уже сегодня, сейчас.